Até quando a empresa deve guardar os pagamentos do FGTS?

Tire suas dúvidas sobre a guarda de documentos relacionados ao FGTS.

Suas responsabilidades diminuíram (Stock.xchng / Karol Wiszniewski)

Da Redação

Publicado em 29 de junho de 2016 às 15h00.

Dúvida do leitor: Por quanto tempo devo guardar os pagamentos relacionados ao FGTS?

Respondido por Andrea Lo Buio Copola é especialista em gestão trabalhista e previdenciária

De acordo com a Lei 8.036/90, art. 23º., § 5º, o prazo de guarda dos documentos pertinentes ao FGTS é de 30 anos.

A Lei em questão estabelece que o processo de fiscalização, autuação e imposição de multas respeitará a prescrição trintenária em relação ao FGTS.

Em relação aos documentos que comprovam o tempo de serviço do empregado ou ex-empregado, o prazo de guarda é indeterminado.

O manual da GFIP (Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social), versão 8.4, estabelece em seu item 13:

“A empresa deverá guardar:
• pelo prazo de 30 (trinta) anos, conforme previsto no art. 23, § 5º, da Lei nº 8.036/90:
- a Guia de Recolhimento do FGTS – GRF;
- a Relação de Estabelecimentos Centralizados – REC;
- a Relação de Tomadores/Obras – RET;
- Protocolo de Dados Cadastrais do FGTS Alterações Cadastrais de Trabalhador;
- Protocolo de Dados Cadastrais do FGTS Alterações de Endereço do Trabalhador;
- Protocolo de Dados Cadastrais do FGTS Alterações Cadastrais do Empregador;
- o Comprovante de Confissão de não recolhimento de valores de FGTS e de Contribuição Social; e
- o arquivo NRA.SFP”.

É importante lembrar que, embora a Caixa possua backups do SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), é de inteira responsabilidade do empregador, manter cópias de segurança, não lhe sendo lícito alegar desconhecimento ou danos nos equipamentos.

Recomenda-se manter procedimentos internos na empresa que possam garantir a devida guarda dos documentos, conforme estabelece a legislação.

Sempre que possível, procure o assessoramento de profissionais da área trabalhista e previdenciária, além de especialistas em processos, pois eles podem contribuir de forma relevante para garantir a devida eficiência e eficácia nos temas aqui tratados.

Andrea Lo Buio Copola é gerente trabalhista da PP&C Auditores Independentes.

Envie suas dúvidas sobre gestão de pessoas para pme-exame@abril.com.br.

1. Aprendendo com o erro dos outros
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São Paulo – Quais são os erros mais comuns que os empreendedores de primeira viagem cometem? Essa é uma pergunta que todo futuro dono de negócio deve fazer, já que aprender com as falhas de outros empreendedores traz dois benefícios. Primeiro, você se sente mais seguro – afinal, percebe que todo mundo pode e deve errar na jornada de abertura de uma empresa. Ao mesmo tempo, pode começar seu negócio já evitando algumas falhas mais básicas, o que poupa tempo e dinheiro. A mesma pergunta que abre esta matéria surgiu na rede social Quora. Hoje, esse tópico já possui mais de 100 respostas de empreendedores, investidores e mentores que resolveram compartilhar seus próprios erros ou os erros que mais veem, com o objetivo de ajudar quem ainda vai abrir um negócio. EXAME.com selecionou os melhores depoimentos dados na rede social. Portanto, navegue pelos slides acima e confira quais os principais erros cometidos por empreendedores de primeira viagem. Aprender com eles é mais um passo na direção do sucesso!
2. 1. Não pesquisar seu mercado o suficiente
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Saber mais sobre onde você vai atuar parece óbvio, mas é um erro que muitos empreendedores de primeira viagem cometem: eles enxergam uma oportunidade e abrem a empresa, sem ver antes se já há concorrentes ou consumidores, por exemplo. "Pesquisa é a chave para saber se seu negócio pode ser um sucesso. Use seu tempo para aprender sobre o mercado, ache seus clientes e aprenda o que eles precisam, e informações do tipo", aconselha Alyce Johnson, fundadora do newstability.com. "Fazer o estudo correto pode ajudá-lo a validar sua ideia e seu modelo de negócios antes mesmo que você vá ao mercado."
3. 2. Apaixonar-se por uma ideia (e ignorar toda crítica)
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É bom gostar do seu negócio. Mas você precisa estar lúcido o suficiente para saber criticá-lo, quando preciso. “A partir do momento que você se apega emocionalmente a uma ideia, você perde a objetividade”, sentencia o empreendedor serial Rajesh Setty. “Com isso, você vive em uma bolha. Por exemplo: você pede feedbacks, mas realmente ouve apenas os que apoiam sua ideia; ou você considera que suas suposições são fatos. Ao invés de reviver sua aventura empreendedora, você apenas fortalece sua opiniões, que pode ser refutada diante de uma nova realidade.” Saiba quando um empreendedor deve ouvir sua intuição.
4. 3. Achar que irá ganhar dinheiro instantaneamente
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Um dos maiores erros dos empreendedores é não imaginar que suas ideias podem demorar meses ou anos para renderem aquilo que foi gasto – e mais ainda para gerar lucro. “Você precisa de mais capital do que apenas o mínimo para cobrir custos de infraestrutura”, alerta o empreendedor Peter Baskerville. “É uma grande falha não perceber a importância do fluxo de caixa, muito além do lucro. Você precisa manter uma reserva de 10 a 13 semanas de capital de giro para sobreviver.” Entenda mais sobre o que é e para que servem o fluxo de caixa e o capital de giro, além de saber quanto dinheiro deve ser guardado para o capital de giro.
5. 4. Trabalhar até a exaustão e acumular mil e uma tarefas
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É comum que muitos fundadores sintam que devem trabalhar 100 horas por semana. Porém, uma venda bem-sucedida de startup costuma levar de sete a dez anos, diz Lucas Carlson, do AppFog. Afinal, se você não tirar um tempo para cuidar de você mesmo, ninguém irá. E é preciso que o fundador esteja bem para que possa dar atenção aos outros membros também. “Será que o fundador de uma empresa recém-inaugurada precisa mesmo gastar seu tempo avaliando cada alternativa dentro da área de recursos humanos, por exemplo, no lugar de focar no produto e nos clientes?”, pergunta o empreendedor. “Algumas pessoas acham que ser CEO quer dizer estar envolvido em tudo. Mas isso, na verdade, só atrapalha e retarda o progresso do negócio. Cerque-se de pessoas inteligentes e delegue, delegue e delegue.”
6. 5. Fazer tudo pela metade
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Mesmo que seja bom não trabalhar de forma absurda, também não dá para tocar uma ideia de negócio como se fosse apenas um projetinho paralelo. “Eu já tentei fazer isso diversas vezes, e não funciona”, diz Lucas Carlson, fundador do AppFog. “Não quero dizer que é impossível começar um empreendimento de forma paralela, mas sim que, para transformar sua ideia em algo que possa atrair investimento, você deverá tomar a decisão de trabalhar integralmente alguma hora. Ninguém irá aportar se você não fizer aquilo o tempo todo, não importa quão boa seja a ideia.”
7. 6. Achar que atuar como sempre atuou é suficiente
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Um erro muito cometido por empreendedores de primeira viagem é achar que as soluções corporativas funcionam no mundo das startups. “Você está em uma luta pela sobrevivência, e não apenas fazendo seu papel em uma decisão de comitê administrativo”, explica o empreendedor Peter Baskerville. “Uma startup não é apenas uma corporação em pequena escala: ela requer uma abordagem completamente diferente em termos de desenvolvimento. Há um modelo de negócios, e não apenas um plano; há o desenvolvimento de um mercado, e não apenas de um produto; e há a administração empreendedora/lean, e não corporativa/estratégica.”
8. 7. Esperar o produto ficar perfeito e então lançar
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Assim que possível, entregue seu produto ou serviço na mão de potenciais consumidores, aconselha o mentor Lonnie Sciambi. “Isso gera um potencial retorno financeiro e também feedback. Quanto mais cedo você testar seu produto, mais cedo ele ficará melhor. Dinheiro, um novo cliente e feedback superam a perfeição, todas as vezes!”
9. 8. Achar que preço baixo é a chave do sucesso
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Você acha que praticar preços baixos já é uma garantia de que você irá superar os concorrentes? Pois está errado. "Nós tentamos competir em questão de preço quando começamos e, em retrospecto, vejo que essa era a dimensão errada para competir", diz Anand Sanwal, cofundador da CB Insights. "Agora, porque nosso preço é baseado em valor, cobramos mais de dez vezes o que cobrávamos, e focamos nos tipos corretos de clientes nas qualidades certas do nosso produto para atendê-los." O conselho também vale para os empreendedores que querem atender todo mundo e, para isso, criam mil e uma faixas de preço. "Quando nós abrimos, há quatro anos e meio, tentamos ter um preço para grandes empresas e para startups. Eu tinha medo de escolher um mercado, porque 'ter opções' parecia uma boa ideia. Percebemos rápido que escolher um mercado dá claridade para nossa mensagem e abordagem."
10. 9. Comprometer muito dinheiro no começo do negócio
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Quando um empreendedor vê um primeiro sinal de sucesso em sua empresa, a tendência é começar a assumir compromissos, já projetando que os tempos de bonança continuarão para sempre. “Não estou falando para você ser pessimista e ver apenas o copo vazio, mas o seu copo também não deveria estar transbordando”, afirma o empreendedor e mentor Lonnie Sciambi. “Seja um duro realista, especialmente quanto a licenças de equipamento e contratos de locação. Continue a atuar como se você fosse quebrar amanhã, e administre seu dinheiro segundo esse pensamento.”
11. 10. Não colocar a casa em ordem
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Em toda empresa é preciso organizar as diversas áreas do negócio – o que inclui manter documentação e contabilidade em dia. “É fácil para uma startup que cresce rápido deixar essas obrigações passarem. Porém, se seu objetivo é vender a empresa ou conseguir um investimento, é melhor manter tudo arrumado agora do que ter de fazer isso às pressas depois”, diz o investidor Muril Ravi. Isso não significa que você precise fazer isso por conta própria: segundo Ravi, pagar um profissional para regularizar sua empresa é um dinheiro bem investido. Veja como e por quanto tempo você deve guardar os documentos da sua empresa e saiba como registrá-la. Também aprenda como organizar as contas do negócio.
12. 11. Fazer contratações ruins
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O time é a parte mais importante de uma startup, e uma má contratação pode fazer que seu negócio vá para o buraco. Por isso, contrate por habilidade, inteligência e tenacidade, aconselha Evan Reas, co-fundador da Hawthorne Labs. “É fácil cair na armadilha de contratar pessoas que são apenas ‘boas o suficiente’ quando a startup está tentando crescer rápido, mas isso pode ser fatal.” Outro erro de contratação é sair pedindo candidatos com cinco ou dez anos de experiência sem ao menos olhar para todos que se inscreveram. “Pessoas em startups precisam estar aprendendo constantemente e essa habilidade deveria ser colocada acima dos anos de trabalho”, defende o empreendedor.
13. 12. Ficar lendo muito e executando pouco
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Por fim, um conselho que você deveria pôr em prática já: ler menos e executar mais. “Ler é ótimo, e é importante que empreendedores compreendam insights que foram aprendidos após muito esforço pela comunidade de negócios e tecnologia. Fazer nenhuma leitura é tão ruim quanto ler demais", diz o investidor Patrick Mathieson. "Porém, entenda que seu sucesso ou fracasso no mundo do empreendedorismo terá menos a ver com seu conhecimento teórico de negócios e mais com quão bem você resolve os problemas para um grupo específico de pessoas. Saber fazer isso só é possível por meio de pesquisa direta, e não de segunda mão.”
14. Agora, confira como passar por tempos difíceis:
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20 estratégias para seu negócio sobreviver à crise